O que é um arquivo?
Por Diego Figueiredo
A palavra arquivo tem vários significados, dependendo do contexto no qual está inserida. Arquivo pode ser um documento (documento arquivístico) ou conjunto de documentos, uma instituição como o arquivo nacional, um setor onde são armazenados documentos, um mobiliário, etc.
O dicionário brasileiro de terminologia arquivística apresenta a seguinte definição de arquivo:
“Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.” (Dicionário de terminologia arquivística, 2005, p.27).
Nesse sentido, arquivo pode ser entendido como a reunião de documentos advinda de instituições, ou pessoas no decorrer de suas atividades com a finalidade primária de servir a instituição e como atividade secundária o arquivo também tem a finalidade de servir a memória de uma instituição
Um arquivo pode ser público ou privado, tudo vai depender da instituição ao qual faz parte. Um exemplo de arquivo público é o da Universidade Federal de Brasília (UNB) e um exemplo de arquivo privado é o da Pontífíca Universidade Católica do Rio de Janeiro (PUC RIO).
São inúmeros os documentos que podem ser encontrados em um arquivo, como relatórios, atas de reuniões, relatórios, fotografias, mapas, etc. De modo geral, esses documentos encontrados em arquivos podem ter valor administrativo, de prova e histórico.
O profissional que irá preservar, analisar e organizar esses documentos com uma metodologia específica da área arquivística para garantir o acesso dos usuários aos mesmos são chamados arquivistas.
Assim como as bibliotecas, os arquivos são instituições que contribuem para a produção científica e para a memória de uma nação, por isso a importância de políticas públicas para a criação de arquivos e outras unidades informacionais e para a manutenção dos já existentes.
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Referência:
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo nacional, 2005.
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