Como organizar documentos bagunçados?
Por Diego Figueiredo, com colaboração da arquivista Lívia Bessa
Quantas vezes tentamos procurar determinado documento, mas acabamos não encontrando por estar tudo uma zona, ou apenas mal organizado? Considerando uma situação hipotética: Uma determinada pessoa precisa de certos documentos para fazer uma primeira via de carteira de identidade, entre os documentos que ela necessita para isso, estão uma certidão de nascimento. Quando ela vai procurar no lugar onde geralmente os guarda não acha, então começa a procurar em todos os lugares da casa e também não obtém exito. Vem o desespero, e agora o que faço?
Fica evidente a necessidade de organizar todo esse conjunto documental, mas ai vem a questão: "Se quase ninguém dispõe de tempo suficiente para procurar, menos ainda o terá para organizar." Sendo assim, apresentarei um método que será usado para a realização dessas duas tarefas conjuntamente. Ele será dividido em 3 etapas que descreverão passo a passo tudo a ser realizado.
Para realização dessa tarefa precisaremos dos seguintes materiais:
Caixas de papelão limpas, livres de poeira e umidade;
Lápis ou caneta;
Etiquetas autoadesivas;
Caixas arquivos ou pastas.
Obs: O tamanhos das caixas comuns e as caixas arquivos ou pastas vão variar de acordo com o tamanho dos documentos que serão guardados.
1ª Etapa: Com o auxilio de caixas de papelão limpas, livres de poeira e umidade, reunir todos os documentos por atividades inter-relacionadas, em caixas separadas e com nome em cada uma delas a fim de identificá-las. Ex.: Em uma das caixas escrever o nome "Documentação Médica. Em seguida dentro da mesma, colocar todos os documentos relacionados com a área médica.
2ª Etapa: Depois dessa etapa cumprida, o próximo passo a ser realizado é a eliminação de documentos desnecessários, ou seja jogar fora aqueles que não serão mais necessários. Isso deverá ser feito com o auxilio de uma tabela de temporalidade, que estará disponível em um link nas referências. Ex: Faturas de cartão de crédito que datam de mais de um ano, podem ser eliminados.
Obs. 1: Ao manusear os documentos para fazer a eliminação, observar cada documento com muito cuidado, verificando o tempo que deve ser guardado e mantendo a organização que já foi realizada.
Obs. 2: Se ao término da 1ª etapa os documentos necessários para resolver a situação descrita acima não forem encontrados, é recomendável providenciar a segunda via dos mesmos, porém, isso dependerá da necessidade e conveniência de cada um, sendo algo que poderá ser feito ao término de cada etapa ou ao fim de todo o processo, caso queira se certificar que realmente já não estão mais em sua posse.
3ª Etapa: Com um volume documental menor, partimos agora para a última etapa, que será a fase de armazenamento, ou seja, o procedimento de guarda definitiva de tudo que já foi parcialmente organizado nas caixas arquivo ou pastas. Essa é a etapa mais fácil. É muita parecida com a etapa 1, porém, bem mais simples. Na etiqueta autoadesiva escrever um nome para classificar uma determinada categoria de documentos que será armazenada na caixa arquivo ou na pasta. Ex: "Documentos de trabalho ou documentação referente a área trabalhista." Em seguida colá-las na caixa arquivo ou pasta, logo após, proceder a guarda dos documentos referentes a essa determinada categoria e assim por diante. No decorrer dessa etapa, conforme cada documento for sendo armazenado, faz-se necessário a revisão do que foi feito nas etapas 1 e 2, e caso necessário alocá-lo em outra categoria ou descartá-lo.
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Referências:
Blog casinha arrumada. Como organizar a papelada em 5 etapas - contas e documentos. Disponível em: <http://www.casinhaarrumada.com/2015/04/como-organizar-a-papelada-em-5-etapas-contas-e-documentos.html>. Acesso em: 02 de abril de 2017.
SINCOVAGA. Guarda de documentos: tabela de temporalidade de documentos de pessoa física. Disponível em: <http://sincovaga.com.br/dl/comunicados/GUARDA%20DE%20DOCUMENTOS%20comunicado.pdf>. Acesso em: 02 de abril de 2017.
INTELIDOC Organização de Documentos. Organização de documentos pessoais. Disponível em: <http://intelidoc.com.br/servicos/organizacao-de-documentos/organizacao-de-documentos-pessoais>. Acesso em: 02 de abril de 2016.
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